Les archives, un enjeu important

Pourquoi archiver vos documents ? 

Archiver vos documents physiques ou électroniques permet de répondre à deux objectifs, en premier lieu d'être en conformité avec la législation et les exigences de votre métier, et en second lieu de constituer la mémoire de votre entreprise.

Les enjeux juridiques de l'archivage

Chacun des documents administratifs doit être géré, conservé ou détruit suivant des règles définies par l’administration fiscale, le code de santé publique, l’administration sociale, le droit du travail, la DREAL, le RGPD …

La loi et les obligations liées à nos métiers nous obligent à garder nos archives durant un temps minium.

Pendant la durée de validité, vous devez être en capacité de fournir les pièces justifiant votre activité, au-delà de la durée légale de conservation les documents peuvent être détruits ou doivent être détruits si, ils contiennent des données personnelles (conformité RGPD) .

Les enjeux stratégiques de l'archivage

Un fonds d’archives bien constitué est une source d’informations essentielles pour vos équipes et vos partenaires.

Vos archives physiques ou électroniques vous permettront de faire valoir vos droits en cas de litige, de capitaliser sur votre savoir-faire, d’assister vos clients….

Vous devez identifier les documents stratégiques générés par votre activité, définir leurs durées de conservation et mettre en place une organisation pour les gérer.

Pendant la durée de validité, ces documents doivent être facilement accessibles aux collaborateurs et agents habilités à consulter cette ressource précieuse tout en étant conservés dans un environnement garantissant un haut niveau de sécurité.

Sécurité des archives

Les documents archivés pour des raisons légales ou stratégiques doivent être conservés dans des conditions garantissant leurs sécurités, leurs disponibilités et leurs intégrités .

L’accès à ces documents doit être limité et contrôlé

Pour les archives physiques, les risques de destruction par des rongeurs, par une inondation ou un incendie doivent être éliminés .

Pour les archives électroniques, la solution d’archivage choisie doit garantir une conservation de données en Europe avec un haut niveau de service et de sécurité.

A l’issue de leur cycle de vie les documents physiques et électroniques, sensibles, devront être détruits selon un procédé garantissant un niveau de sécurité approprié eu égard aux informations confidentielles qu’ils contiennent.

Pour plus d'informations ...

Archives C6, vous propose de gérer et conserver tous vos documents qu’ils soient numériques ou physiques.

Archives C6 a mis en place des processus et des locaux spécialisés permettant de garantir un haut niveau de sécurité. N’hésitez pas à nous contacter directement via le site internet, ou par téléphone au : 04 74 87 37 37.