Archivage électronique

Archivage électronique

Grace au modèle de distribution de logiciel à travers le Cloud (SaaS) les documents sont accessibles 24h/24 via un ordinateur, une tablette ou un simple smartphone, depuis votre bureau de travail, votre domicile ou en déplacement, bref, quel que soit l’endroit où vous vous trouvez.

L’archivage de contenus électroniques est l’ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour réunir, identifier, sélectionner, classer, détruire et conserver des contenus électroniques, sur un support sécurisé, dans le but de les exploiter et de les rendre accessibles dans le temps, que ce soit à titre de preuve (en cas d’obligations légales notamment ou de litiges) ou à titre informatif. Le contenu archivé est considéré comme figé et ne peut donc être modifié. Ceci est notamment possible en garantissant l'authenticité via l’empreinte électronique, la signature électronique, la traçabilité des accès. La durée de l’archivage est fonction de la valeur du contenu et porte le plus souvent sur du moyen ou long terme. La conservation est l’ensemble des moyens mis en œuvre pour stocker, sécuriser, pérenniser, restituer, tracer, transférer voire détruire, les contenus électroniques archivés.

Il convient de bien distinguer l’archivage :

• du stockage, qui s’apparente aux actions, outils et méthodes permettant d’entreposer des contenus électroniques, ce stockage peut être réalisé sur divers supports dont la vie des données sera limitée.

• de la sauvegarde, qui est l’ensemble des actions, outils et méthodes destinés à dupliquer des contenus électroniques d'origine dans un but sécuritaire pour éviter leur perte en cas de dysfonctionnement du dispositif sur lequel ils sont enregistrés. Le contenu sauvegardé n’est pas considéré comme figé et peut donc être modifié ou remplacé. La durée de la sauvegarde est fonction de sa périodicité et porte le plus souvent sur du court terme

L'archivage électronique avec Zeendoc

Comment ça marche ? Le dépôt d’un document se fait en un clic, quel que soit le format du document, numériques ou papier, avec un simple scanner ou une photocopieuse multifonctions. Le document est ensuite archivé sous un format PDF, quant à l’original, il est stocké et peut être récupéré à tout moment.