Élimination
Optimiser votre fond documentaire en détruisant vos documents périmés
Nous confier vos documents à détruire vous permet :
- de préserver la confidentialité des informations contenues jusqu’à la destruction effective
- de réduire votre volume d’archive conservé
- et d'obtenir un justificatif de destruction.
Archives C6, en accord avec la norme NF Z40 350 et les durées de conservation légales, vous aide à focaliser votre fond documentaire sur les documents à conserver.
De plus, dans le cadre du RGPD il est obligatoire de détruire sans re-exploitation possible, et de fournir une attestation de destruction aux personnes exerçant leurs droits de modification et/ou d’oubli. Lors des opérations de destruction, Archives C6 procède à un tri rigoureux de chaque matériel d’archivage (plastiques, métaux, cartons…) afin de permettre la valorisation des matières premières.
Le saviez vous ?
Archives C6 assure, chaque année la revalorisation de plus de 390 tonnes de matière première. La destruction confiée à Archives C6 est un geste simple, positif pour les ressources de la planète.
Une destruction annuelle pour une meilleure gestion du volume d’archives conservé
Archives C6 propose à ses clients la mise en place d’un processus de destruction régulier des archives gérées.
Annuellement, Archives C6 transmet à ses clients un fichier de leurs documents arrivés à péremption afin de leur permettre de rationaliser leurs volumes d’archives conservées.
Après validation des documents à détruire, Archives C6 procède à trois contrôles de conformité, à des niveaux différents, avant de réaliser la destruction effective des documents.
Destruction sécurisée ou confidentielle de type 4 selon la norme DIN 32757
Archives C6 et son partenaire vous proposent une destruction confidentielle. En fonction de vos besoins, Archives C6 vous oriente vers une destruction dite « conventionnelle » ou une destruction dite « confidentielle », apportant un broyage des documents plus fin. Les deux destructions assurent l’impossibilité de reconstitution d’un document.
Archives C6, de part son expérience acquise et en accord avec les durées légales de conservation, est en mesure de vous aider à déterminer vos documents dits « périmés » et vous guide dans le choix de vos documents à détruire.
Délais légaux de conservation
Voici un rappel sur les différents délais légaux de conservation:
Documents comptables: 10 ans à partir de la clôture de l'exercice
Documents RH
5 ans : Bulletin de paie, Registre unique du personnel, Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.
3 ans : Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires, Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait
1 an : Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation
Des documents civils et commerciaux
30 ans : Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers.
10 ans (à partir de la livraison ou de la prestation) : Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)
5 ans : Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...), Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale, Document de transport de marchandises, Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) - 5 ans à partir de la fin de la protection, Dossier d'un avocat (5 ans à partir de la fin du mandat)
Des documents fiscaux
6 ans : Impôt sur le revenu et sur les sociétés , Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...), Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel, Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral), Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public), Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE.
Documents sociaux (société commerciale)
10 ans (à partir de la clôture de l'exercice) : Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...)
15 ans : Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts), Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée), Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration.
3 dernières années : Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes.
Annuellement, Archives C6 transmet à ses clients un fichier de leurs documents arrivés à péremption afin de leur permettre de rationaliser leurs volumes d’archives conservées.
Après validation des documents à détruire, Archives C6 procède à trois contrôles de conformité, à des niveaux différents, avant de réaliser la destruction effective des documents.