Les étapes du processus d’archivage

1- Identification des documents L’étape d'identification de chacune des unités d’archivages, des classeurs, des liasses, des boîtes est primordiale pour pouvoir gérer correctement les documents, il est nécessaire de pouvoir s’appuyer sur le descriptif réalisé au moment du conditionnement des documents. Ces documents doivent être rattachés au service qui les a produit et leur durée de vie doit être indiquée sur le contenant. 2- L’inventaire des documents Lors de l...

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Zeendoc, une solution française hébergée en France et conforme au RGPD

L’utilisation d’une solution de gestion documentaire et d’archivage permet de dématérialiser les processus administratifs de votre entreprise. Elle peut être déployée progressivement et faire gagner beaucoup de temps à vos équipes. Les solutions en mode SAAS permettent une mise en place rapide sans aucun investissement. Si, en parallèle, vous confiez vos archives sur support papier à un tiers archiveur certifié NF Z40-350, vos collaborateurs pourront immédiatement basculer dans...

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La numérisation à la demande

La transition numérique et la dématérialisation des processus nous conduisent à générer des fonds de documents composés de documents physiques et électroniques. Afin de faciliter votre transition digitale, votre prestataire certifié NF Z40-350 peut vous proposer de conserver vos documents les plus anciens sur support papier et de les dématérialiser avec la numérisation à la demande. Cette offre permet à vos équipes de travailler sur vos documents les plus anciens de la même mani...

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La facture dématérialisée

En cette période de crise sanitaire, la dématérialisation des factures s’est révélée essentielle pour la continuité nos de services et la gestion des factures avec les collaborateurs en télétravail. L’utilisation de documents électroniques a permis de travailler collectivement à distance. La dématérialisation des factures permet pour l’émetteur de : - Réduire les erreurs possibles, - Diminuer le temps passé à l’envoi physique, - Réduire le coût d’envoi (courriel/...

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La signature électronique des documents

La signature électronique (signature numérique) est l’équivalent de la signature manuscrite pour les documents digitaux, elles ont la même valeur : à condition de répondre à certaines exigences. Une signature électronique c’est : • L’usage d’un certificat électronique, • Un système de vérification de l’identité du signataire, • La possibilité de prouver que le document n’a pas été modifié depuis sa signature, • Limiter l’utilisation de papier, • Un g...

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La fiche de paie dématérialisée

Le bulletin de paie dématérialisé permet de distribuer facilement et sans frais la paie à vos salariés. La mise à disposition des feuilles de paie de vos salariés dans un coffre-fort numérique permet de réaliser des économies de distribution importantes, ainsi qu’une gestion moderne de la relation avec le salarié. Le coffre-fort digital mis à disposition peut comporter un espace personnel lui permettant de conserver en sécurité ses documents les plus importants.  En plus...

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La conservation des factures fournisseurs

La facture fournisseur est une pièce comptable justificative qui doit être conservée au moins 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Elle doit être conservée sous format original et justifie d’un droit de déduction de la TVA. Nous recevons, aujourd’hui, nos factures fournisseur par différents canaux (courrier pour les factures au format papier, e-mail ou invitation à se connecter à un portail pour les factures électroniques). La multiplicité de ces canaux a complexi...

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Quelle solution utilisez-vous pour archiver vos documents électroniques originaux ?

Enjeux du processus d’archivage électronique : - Le processus d’archivage électronique doit garantir (comme pour l’archivage physique) la sécurité de vos documents, mais également la confidentialité, la disponibilité de l’information à tout moment ainsi que le respect du RGPD. - La solution mise en place doit aussi garantir l’intégrité de vos différents documents archivés et la possibilité de les récupérer (réversibilité). Aujourd’hui, vous pouvez constater qu...

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Pourquoi opter pour la note de frais dématérialisée ?

La note de frais dématérialisée peut remplacer la note de frais papier si les pièces sont numérisées selon les préconisations et si la note de frais dématérialisée est conservée dans un système d'archivage électronique. - Vos collaborateurs ont-ils de la peine à conserver leurs reçus et facturettes ? - Vos collaborateurs travaillent-ils à distance et sont-ils en mesure de vous remettre physiquement leurs notes de frais en temps et en heure ? - Le processus de validation vous...

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Zeendoc pour sécuriser vos documents

À ce jour, comment archivez-vous vos documents électroniques les plus importants ? Êtes-vous certains de retrouver un contrat signé électroniquement ? De conserver de manière appropriée une facture électronique, les notes de frais et les feuilles de paie de vos salariés ?Nous générons de plus en plus de documents aux formats électroniques et devons mettre en place un processus adapté pour leur archivage sans quoi, nous ne serons pas capables d’exploiter ces documents à moyen et l...

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Pourquoi externaliser vos archives ?

Externaliser vos archives permet de libérer vos équipes d’une tache souvent considérée comme fastidieuse, de libérer des surfaces qui pourraient être utilisées dans l’exercice de votre métier.  Le choix d’avoir recours à un tiers archiveur permet de bénéficier des compétences d’un spécialiste qui pourra vous conseiller et vous proposer des solutions évolutives. Des salariés focalisés sur votre métier Archiver les documents de votre entreprise en interne ...

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Qu'est-ce qu'une société d'archivage ?

Spécialité de la gestion et de la conservation des documents Une société d’archivage, plus communément appelé « un tiers-archiveur » est un prestataire de services dont le métier est de conserver et gérer les archives physiques ou numériques qui lui ont été confiées par ses clients. L’organisation, la formation du personnel et les moyens mis en place par ce prestataire vont permettre de garantir la sécurité, disponibilité dans le temps et l’intégrité des documents qui...

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Externaliser vos archives ?

L’archivage des documents de l’entreprise est souvent une tâche supplémentaire confiée à un collaborateur ou une collaboratrice en plus de sa fonction. Conserver ses archives en interne nécessite la mise en place d’une organisation et de moyens afin de pouvoir constituer la mémoire de son entreprise et respecter ses obligations. En externalisant ses archives chez un tiers archiveur, on lui confie la responsabilité de gérer et conserver correctement ses documents. L’expertise du ...

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Archivage physique qu’est-ce que c’est ?

L’archivage physique représente l’ensemble des moyens physiques et organisationnels mis en œuvre pour garantir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité des documents stratégiques et administratifs de votre entreprise. La norme NF Z40-350 (Prestations d'archivage et de gestion externalisée de  documents) est la norme qui entoure l’archivage physique et la gestion externalisée des différents types de documents pour votre entreprise, c’est une norme Française q...

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Comment bien gérer ses archives physiques ?

L’archivage de documents s’effectue en plusieurs étapes. Tout d’abord, il faut identifier les documents devant être archivés, afin de répondre aux exigences réglementaires, aux exigences métier de l’entreprise et à celles de ses clients. Il faut ensuite un plan de classement qui définit pour chacun des documents quel est le service producteur et pendant combien de temps le document doit être conservé. Enfin, il faut mettre en place une procédure d’archivage qui prévo...

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L’archivage numérique et l’archivage physique

L’objectif de l’archivage physique et de l’archivage numérique est similaire : celui de construire la mémoire de votre entreprise et de répondre à vos obligations en matière de conservation et de gestion des documents administratifs.   Obligations légales et enjeux inchangés Que les documents originaux soient électroniques ou physiques vous devez mettre en place des solutions permettant de garantir la sécurité, la pérennité et l’intégrité des documents .Les ...

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Les archives, un enjeu important

Pourquoi archiver vos documents ? Archiver vos documents physiques ou électroniques permet de répondre à deux objectifs, en premier lieu d'être en conformité avec la législation et les exigences de votre métier, et en second lieu de constituer la mémoire de votre entreprise. Les enjeux juridiques de l'archivage Chacun des documents administratifs doit être géré, conservé ou détruit suivant des règles définies par l’administration fiscale, le code de santé publique, l’ad...

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Archivage des documents

L’archivage des documents concerne les documents administratifs ainsi que les documents liés au métier de l'entreprise. Les durées de conservation des documents administratifs sont définies par l'administration. La durée de conservation des documents liés au métier de l'entreprise s'inscrit dans une démarche de qualité, d'adéquation aux exigences clients et de consolidation de savoir faire de l'entreprise. La politique d'archivage doit prendre en compte les exigences légales ainsi q...

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Pourquoi opter pour de l’archivage numérique ?

La digitalisation des différents processus conduit à générer des documents électroniques qui, auparavant, étaient exploités au format papier. L’archivage de ces documents doit être réalisé dans leur format original, il est donc nécessaire de prévoir et mettre en œuvre une étape d’archivage électronique. • Car stocker les documents électroniques sur des serveurs ou des disques n’est pas suffisant. Pour conserver leur valeur probante et s’assurer de leur disponibilité...

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Pourquoi l'archivage physique est toujours présent ?

L’archivage physique est, encore, dans un certain nombre de circonstance la solution la plus simple et la plus robuste pour conserver vos documents les plus stratégiques.  - Gestion et conservation des documents administratifs originaux sur supports papier : Les originaux sur support papier doivent être archivés jusqu'à ce qu’ils soient périmés .La numérisation et la conservation des copies numériques de ces documents sur un serveur ne peuvent pas se substituer à l’archivage...

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Archivage des documents de l'entreprise

L'archivage est un processus qui a pour but de garantir l'accessibilité sur le long terme des documents que l'on souhaite conserver pour répondre aux obligations légales et constituer la mémoire de l’entreprise. Ce processus comprend le conditionnement, le classement et l’indexation des documents afin de garantir leur pérennité et leur accessibilité à long terme L’utilisation d’espaces sécurisés et appropriés pour la conservation des documents, permet de garantir leur sécu...

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Les enjeux de l'archivage physique

L’archivage physique des documents sur supports papier doit faire partie des processus standard de votre entreprise. Vous avez dû vous rendre compte que vous recevez et générez quotidiennement de nombreux documents. Pour chacun de ces documents vous devez réfléchir à son classement (la manière dont sont rangés vos documents) et à sa durée de conservation. L’archivage des documents de l’entreprise permet de constituer sa mémoire et de répondre aux obligations légales. Il peut...

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