Centralisation et constitution des fonds d’archives de l’entreprise

Historiquement, les entreprises conservaient leurs documents les plus importants en un même lieu, ce qui constituait leur mémoire pour pouvoir prouver et justifier de leur activité.

Dans notre économie actuelle, où la digitalisation prend place, nous allons vers des fonds d’archives complètement atomisés : une situation, préjudiciable, dans laquelle les acteurs économiques n’auraient plus un fond unique sur lequel s’appuyer mais de multiples endroits, peu sécurisés, où seraient stockés les informations. 

En tant que tiers archiveur certifié NF Z40-350, nous nous permettons de vous mettre en garde sur l’absence de mise en œuvre d’une solution globale et les risques induis par l’émiettement de vos fonds documentaires les plus importants (feuilles de paie chez prestataire de paie, les factures dans le CRM, bilans comptables dans le logiciel de comptabilité, les relevés bancaires dans conservés par vos banques, notes de frais dans l’application de réalisation des notes de frais).

Archives C6, tiers archiveur certifié NF Z40-350, doté d’un atelier de numérisation, peut vous proposer des solutions pour gérer vos archives physiques et électroniques en toute simplicité. Une armoire Zeendoc pour les nouveaux documents et les documents qui ont été numérisés, des locaux sécurisés conforment à la norme NF Z40-350, pour la conservation sécurisée de votre fond d’archives physiques.

L’utilisation de Zeendoc, solution simple, intuitive et adaptée aux PME et ETI permet de constituer facilement un fond d’archives unique gérées sur lequel vos collaborateurs pourront s’appuyer et vous permettant de répondre aux obligations auxquelles vous êtes soumis. Vous pourrez verser dans Zeendoc tous vos documents depuis vos logiciels métiers reçus via vos e-mails, téléchargés sur les sites de vos partenaires et numérisés sur site ou chez votre prestataire.

Archives C6, tiers archiveur spécialiste de la gestion et conservation documentaire certifié NF Z40-350 est à votre disposition pour vous proposer une solution de gestion documentaire et d’archivage apte à répondre aux exigences en matière de conservation et de gestion de vos documents administratifs et des données personnelles (soumises au RGPD).

N’hésitez pas à nous consulter, nous vous proposerons une palette de solutions vous permettant une transition digitale sécurisée.