La conservation des factures fournisseurs

La facture fournisseur est une pièce comptable justificative qui doit être conservée au moins 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Elle doit être conservée sous format original et justifie d’un droit de déduction de la TVA. 

Nous recevons, aujourd’hui, nos factures fournisseur par différents canaux (courrier pour les factures au format papier, e-mail ou invitation à se connecter à un portail pour les factures électroniques). La multiplicité de ces canaux a complexifié le processus de traitement et demande avant toute opération, que toutes les factures soient centralisées.

Suite à cette première étape, une phase de validation par l’utilisateur du service ou du produit acheté est souvent nécessaire avant que tout paiement soit engagé.

La reconnaissance du format électronique pour les factures et l’utilisation d’un logiciel de gestion documentaire et d’archivage électronique permet aujourd’hui de dématérialiser le processus de traitement et de gagner beaucoup de temps sur le traitement des factures fournisseurs.

La solution de gestion documentaire permet de :

- Centraliser l’ensemble des factures,

- Reconnaitre et lire le contenu de la facture et le verser dans le logiciel comptable,

- Gérer le circuit de validation,

- Gérer les dates d’échéances et déclencher le paiement des factures échues,

Elle permet aussi de faciliter les recherches en cas de besoin (demande de justification, justification de la propriété, mise en œuvre garantie, valeur d’achat) tout en étant conforme aux exigences du Code Général des Impôts.

En dématérialisant les factures fournisseurs, les collaborateurs pourront gagner un temps précieux pour effectuer son travail, l’entreprise fera des économies et sera plus performante.

Demandez-nous une démonstration du processus de gestion dématérialisée des factures fournisseurs dans Zeendoc afin que vous puissiez évaluer le temps que pourriez gagner en utilisant cette solution. Nous sommes à votre disposition pour vous proposer une solution personnalisée et ajustable à vos besoins.