Pourquoi opter pour de l’archivage numérique ?

La digitalisation des différents processus conduit à générer des documents électroniques qui, auparavant, étaient exploités au format papier. L’archivage de ces documents doit être réalisé dans leur format original, il est donc nécessaire de prévoir et mettre en œuvre une étape d’archivage électronique.

• Car stocker les documents électroniques sur des serveurs ou des disques n’est pas suffisant.

Pour conserver leur valeur probante et s’assurer de leur disponibilité le moment venu, il est nécessaire de mettre en œuvre un processus d’archivage électronique digne de ce nom.

• Parce qu’il existe aujourd’hui des solutions simples permettant aux PME et ETI d’archiver dans un lieu unique tous leurs documents, leurs archives physiques, de les conserver en toute sécurité leur documents, de digitaliser leur processus et de faciliter le travail de leurs collaborateurs.

• Puisque de nombreux processus génèrent un original électronique, nous devons repenser nos processus d'archivage et les étendre aux documents électroniques (bulletins de paie électroniques, factures électroniques, signatures électroniques, états des lieux électroniques…)

• Pour permettre vos équipes ne travaillant pas dans un même lieu, à vos collaborateurs souvent en mobilité et devant travailler collectivement, il est intéressant de prévoir une solution d’archivage électronique en mode SAAS permettant aux personnes habilitées de consulter et d’exploiter les documents à distance.

• Pour réduire les coûts (plus d’impressions, plus de local…) et gagner du temps dans la transmission, la signature et l’exploitation (factures, notes de frais...), il est intéressant d'étudier l'utilisation d'une solution de gestion et d'archivage de documents électroniques.

Toutes ces raisons ont conduit bon nombre de PME et ETI à mettre en place une solution d’archivage électronique en parallèle de leur processus d’archivage physique traditionnel pour répondre aux exigences légales, et continuer à constituer la mémoire de leur activité.

Des solutions existent en mode SAAS, pour archiver et conserver tous types de documents afin de répondre aux problématiques des entreprises de tous les secteurs. Décider de mettre en place une solution d'archivage électronique aujourd'hui, vous permettra demain de pouvoir faire valoir vos droits et d'être en mesure d'utiliser des documents vitaux pour votre entreprise.

N'hésitez pas à vous rapprocher d'un professionnel pour tous renseignement. Archives C6, prestataire certifié NF Z40-350 reste à votre disposition pour toute information complémentaire.