Pourquoi l'archivage physique est toujours présent ?

L’archivage physique est, encore, dans un certain nombre de circonstance la solution la plus simple et la plus robuste pour conserver vos documents les plus stratégiques. 

- Gestion et conservation des documents administratifs originaux sur supports papier :

Les originaux sur support papier doivent être archivés jusqu'à ce qu’ils soient périmés .

La numérisation et la conservation des copies numériques de ces documents sur un serveur ne peuvent pas se substituer à l’archivage des documents originaux .

La gestion des différents fonds de l’entreprise doit permettre d’éliminer au fur et à mesure les documents périmés et les conditions de conservation mise en œuvre doivent garantir la sécurité et la disponibilité des documents en cours de validité .

- Gestion et conservation des documents de production (dossiers de lots, dossiers de fabrication, certificats matière, …) :

Les règles métiers de certains secteurs d’activité (aéronautique, pharmaceutique, nucléaire, …) sont très strictes et imposent une conservation des documents de production sur supports papier .

La durée de conservation de ces documents est souvent très longue (70 ans pour certains documents de production du secteur aéronautique) .

Ces documents doivent être conservés dans une salle d’archives afin d’éliminer tout risque de détérioration .

- Gestion et conservation des documents en l’absence d’une solution d’archivage électronique :

Sans solution d’archivage électronique pour gérer et conserver les documents originaux au format électronique certains impriment les documents et conservent une copie au format papier .

Cette solution, qui ne permet pas de garantir la force probante du document conservée (le format d’origine n’est pas respecté) est toutefois plus robuste qu’une sauvegarde des fichiers électroniques dans une infrastructure ne garantissant pas la sécurité, la traçabilité et la pérennité des documents .

Compte tenu de la digitalisation de l’économie, le volume des documents physiques à archiver est amené à diminuer mais doit impérativement être accompagné de la mise en place d’une solution d’archivage électronique vous permettant d’être conforme aux exigences auxquelles vous êtes soumis.

Pour en savoir plus…

N'hésitez pas à contacter Archive C6 ! Directement via le site internet ou par téléphone au 04.74.87.37.37, afin que nous puissions vous accompagner dans votre transition digitale. Nous saurons vous proposer des solutions vous permettant de gagner du temps tout en restant en conformité avec la législation et les standards de votre métier.