Protégez vos documents en les numérisant
La gestion des archives est un élément primordial pour avoir la capacité d’exploiter les données contenues dans vos documents, tout en respectant le RGPD.
En complément d’une gestion rigoureuse de vos fonds, la numérisation pourra vous permettre de pérenniser les documents, d’optimiser le processus de recherche documentaire et de partager plus facilement l’information.
- Optimiser le processus de recherche documentaire
a. Dans vos archives physiques
En confiant vos documents à un prestataire certifié NF Z40-350, vous aurez accès à une organisation et des moyens permettant de faciliter mes recherches et l’exploitation de vos documents
b. Dans vos documents numérisés
Le versement et l’indexation de vos documents numériques dans un outil de gestion documentaire vous permettra de facilement retrouver le document dont vous aurez besoin.
- Pérenniser et sécuriser votre patrimoine documentaire
a. Choisissez un prestataire certifié NF Z40-350 pour la gestion et la conservation de vos documents sur support papier
L’organisation mise en place, les compétences du personnel et le haut niveau de sécurité des bâtiments d’un spécialiste permettent de garantir la pérennité et la sécurité du patrimoine documentaire de votre organisation.
b. En faisant des copies numériques fidèles et en les conservant dans un système d’archivage électronique
La copie numérique est dite fidèle si le contexte dans lequel la numérisation a été réalisée est précisé (opérateur et date de création de la copie) et si une empreinte est apposée pour garantir que toute modification pourra être détectée.
La copie numérique fidèle est réputée fiable dès lors qu’elle est conservée dans des conditions propres à éviter toute altération de sa forme ou de son contenu (conservée dans un système d’archivage électronique).
- Donner accès aux informations uniquement aux personnes que vous aurez habilitées.
Il est impératif de contrôler les accès aux documents et aux informations qu’ils contiennent en utilisant un outil de gestion documentaire pour gérer le niveau d’habilitations des collaborateurs (sécuriser les données).
Chaque collaborateur, compte-tenu de son rôle dans l’organisation ne doit pouvoir accéder uniquement aux documents le concernant.
- Moderniser et optimiser les processus
La dématérialisation des documents et l’utilisation d’un outil de gestion documentaire permet de simplifier et automatiser certaines tâches administratives répétitives.
Elle permet de réduire fortement les coûts induits par le traitement manuels des documents dans le cadre d’un processus physique (saisie, recherche, impression, classement, envoi).
De plus, cela contribue à la réduction de l’empreinte carbone de la société.
- Être conforme au RGPD
La sécurisation des données et la gestion des durées de conservation sont très importantes eu égard au RGPD.
Qu’un document soit physique ou électronique, il doit être géré et conservé dans des conditions garantissant la sécurité des informations qu’il contient.
Chez Archives C6, tiers archiveur certifié NF Z40-350, doté d’un atelier de numérisation, nous pouvons vous proposer des solutions pour gérer vos archives physiques et électroniques en toute simplicité.
Une armoire Zeendoc pour les nouveaux documents et les documents qui ont été numérisés, des locaux sécurisés conforment à la norme NF Z40-350, pour la conservation sécurisée de votre fond d’archives physiques, des prestations de numérisation pour faciliter le travail de vos collaborateurs, y compris à distance.
N'hésitez pas à nous contacter et nous soumettre votre projet et vos besoins. Nous vous proposerons des solutions personnalisées vous permettant une gestion moderne de vos documents.