Les notes de frais

La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels engagés dans l’intérêt de son employeur et pour les besoins de son activité professionnelle. Elle prend le plus souvent la forme d’une fiche que la salarié remplit et remet à son entreprise (matérialisée ou non), à laquelle il joint le justificatif de la dépense.

Le FISC et l’URSSAF se sont alignés depuis le 1er juillet 2019 sur les modalités de numérisation des factures papier (Article A102 B-2) et de transfert des pièces justificatives du papier vers un support informatique.

Quelques chiffres sur les notes de frais :

- En moyenne 30min sont nécessaires à un salarié pour réaliser sa note de frais (68% d’entre eux les remplissent sur papier ou fichier Excel),

- 1 note de frais sur 5 comporte une erreur,

- Un coût de traitement supérieur à 50 euros par note de frais (temps passé à saisir, transmette, contrôler et corriger),

- Un traitement de A à Z d’une seule note de frais qui s’étale sur 30 jours.

Le délai de conservation des notes de frais doit respecter les textes ci-dessous :

- L’article L123-22 du Code de commerce : « les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans ».

- La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019 a prévu une obligation de conservation des documents, ou des pièces nécessaires à l’établissement de l’assiette, ou au contrôle des cotisations et contribution sociales pendant une durée au moins égale à six ans.

Une solution de dématérialisation et de gestion des notes de frais peut vous permettre :

- De faire économiser à vos collaborateurs 79% de temps passé à la rédaction des notes de frais,

- De gagner en efficacité grâce à un processus automatisé,

- De réduire fortement le coût de traitement de vos notes de frais.

La solution française de gestion documentaire et d’archivage Zeendoc, paramétrée selon le processus spécifique à votre entreprise peut, sans investissement, vous permettre d’atteindre ces gains.

Nous pouvons vous accompagner dans le déploiement de cette solution adaptée aux PME et ETI, afin que vos collaborateurs n’aient plus qu’à numériser leurs facturettes et justificatifs et les verser dans Zeendoc afin que la solution puisse assurer l’indexation, le classement et la mise en œuvre du circuit de validation.

Utiiliser Zeendoc permet de classer, de reconnaitre automatiquement le contenu des documents, d’extraire la synthèse mensuelle et d’intégrer les montants en comptabilité automatiquement.

Les notes de frais dématérialisées sont archivées dans Zeendoc afin de répondre aux exigences du FISC et de l’URSSAF

Les justificatifs sont archivés dès l’intégration des documents.