Pourquoi externaliser vos archives ?

Externaliser vos archives permet de libérer vos équipes d’une tache souvent considérée comme fastidieuse, de libérer des surfaces qui pourraient être utilisées dans l’exercice de votre métier.  

Le choix d’avoir recours à un tiers archiveur permet de bénéficier des compétences d’un spécialiste qui pourra vous conseiller et vous proposer des solutions évolutives.

Des salariés focalisés sur votre métier

Archiver les documents de votre entreprise en interne demande des compétences, des moyens et des procédures.

C’est une tâche importante qui doit être réalisée au fil de l’eau, afin de garantir la sécurité et la disponibilité des documents, ainsi que le respect des obligations auxquelles votre entreprise est astreinte.

L’archivage interne de vos documents est consommateur de temps qui, dans bien des cas, pourrait être consacré à d’autres tâches plus rentables pour votre entreprise.

Des locaux et des investissements sur votre cœur de métier

Pour que vos archives soient en sécurité, il faut qu’elles soient conservées dans un local fermé dont les accès sont contrôlés, local dans lequel les documents ne puissent pas être détruits par une inondation, par des rongeurs ou par un incendie.

Votre salle d’archives doit être protégée 24 heures sur 24 par un système d’alarme intrusion et incendie.

C’est un équipement onéreux, qui n’est pas modulable et adaptable aux fluctuations des besoins de votre entreprise (augmentation ou décroissance du volume d’archives à conserver).

Les surfaces utilisées pour conserver vos archives en interne pourraient certainement être utiles au développement de votre activité.

Un tiers archiveur certifié garant de la sécurité de vos documents  

L’externalisation de vos archives chez un tiers archiveur vous permet de bénéficier d’installations conçues pour assurer la sécurité de vos documents et d’un personnel compétent mobilisable le jour où vous en avez besoin (audit, contrôle fiscal, …).

S’il est certifié NF 342 (exigence de la norme NF Z40-350), vous pourrez vous appuyer sur son certificat pour répondre facilement aux demandes de vos clients et autorités en matière d’organisation de votre processus d’archivage et de respect du RGPD.

En lui confiant la responsabilité de la conservation de vos documents les plus sensibles, vous aurez la certitude qu’ils sont en sécurité et bénéficient d’une organisation robuste garantissant leur disponibilité le jour où vous en aurez besoin.