Archivage physique qu’est-ce que c’est ?
L’archivage physique représente l’ensemble des moyens physiques et organisationnels mis en œuvre pour garantir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité des documents stratégiques et administratifs de votre entreprise.
La norme NF Z40-350 (Prestations d'archivage et de gestion externalisée de documents) est la norme qui entoure l’archivage physique et la gestion externalisée des différents types de documents pour votre entreprise, c’est une norme Française qui a été publiée par l’AFNOR en 2001 et renouvelée en 2009.
Cette norme définit très précisément les conditions dans lesquelles doivent être conservées les archives, ainsi que l’organisation à mettre en place pour assurer leur gestion en toute sécurité.
Les Tiers Archiveurs certifiés NF 342 (norme NF Z40-350) sont des entreprises spécialisées qui respectent le référentiel de la norme et qui sont audités tous les ans par AFNOR certification.
Gérer et conserver ses archives physiques
L’archivage interne demande la mise en place d’une organisation et la réalisation d’investissements importants pour garantir la sécurité, la disponibilité et l’intégrité des documents.
Des conditions de conservation inappropriées ou un manque d’organisation ont, à maintes reprises, conduit à des catastrophes entraînant la perte de documents précieux ou à la divulgation d’informations confidentielles.
Dans une période où les fonds d’archives physiques diminuent et où l’entreprise se doit d’être agile, choisir de conserver ses archives en interne doit être mûrement réfléchi.
Externaliser la gestion et la conservation de ses archives physiques
L’archivage externe, concrètement, c’est le fait de faire appel à un tiers archiveur pour la gestion, la conservation et la destruction de ses archives.
L’externalisation chez un spécialiste certifié NF 342 permet d’être sûr que vos archives sont conservées dans de bonnes conditions et qu’une équipe compétente sera opérationnelle le jour où vous en aurez besoin.
L’organisation mise en place par ce professionnel vous aidera à satisfaire vos obligations en matière de RGPD, à ce que les documents soient facilement accessibles aux collaborateurs et agents habilités, à consulter les documents dont ils ont besoin, tout en garantissant un haut niveau de sécurité.
En mettant en place un contrat de prestation :
- vous restez propriétaire de vos archives tout en transférant au prestataire la responsabilité de la bonne gestion et conservation des archives de votre entreprise.
- vous bénéficiez d’une solution permettant de gérer l’augmentation ou la décroissance du volume des archives papier de votre entreprise.
Une solution éprouvée et modulable
Les conditions de conservation mises en place permettent de garder les documents plusieurs dizaines d’années sans risque d’altération.
Pour les documents les plus sensibles devant être consultés par vos équipes disséminées sur plusieurs sites, la mise en place d’une prestation de numérisation et d’archivage électronique peut être envisagée avant le versement chez le prestataire d’archivage.
Ce processus permet de garantir un accès facile aux documents tout en garantissant la pérennité des documents originaux (vitaux en cas de litiges).
N’hésitez pas à contacter Archives C6 pour plus de renseignements sur l’archivage, l’archivage interne ou externe !