Les enjeux de l'archivage physique
L’archivage physique des documents sur supports papier doit faire partie des processus standards de votre entreprise. Vous avez dû vous rendre compte que vous recevez et générez quotidiennement de nombreux documents (factures, notes de frais...).
Pour chacun de ces documents vous devez réfléchir à son classement (la manière dont sont rangés vos documents) et à sa durée de conservation.
L’archivage des documents de l’entreprise permet de constituer sa mémoire et de répondre aux obligations légales des archives physiques. Il peut être réalisé en interne et / ou en externe chez un prestataire (tiers-archiveur).
Organiser et indexer pour que l’information soit disponible
L’organisation mise en place doit permettre de rechercher, et trouver les documents dans le fonds des documents archivés. Des procédures et des outils spécifiques permettent de garantir la bonne gestion du fonds d’archive de l’entreprise.
L’archivage physique s’adresse aux documents originaux et surtout ceux ayant une valeur stratégique (contrats, brevets…etc) pour votre entreprise.
Des informations disponibles sur le long terme
Grâce aux conditions de conservation, vous allez pouvoir garder vos documents disponibles et intègres sur le moyen et long terme. Ces conditions de conservation peuvent être mises en place en interne au travers d’une salle d’archives dédiée et sécurisée ou garantie par un prestataire certifié dont c’est le métier.
Confidentialité de vos archives et respect du RGPD
Les tiers-archiveurs qui répondent aux exigences de la norme AFNOR sont en capacité de vous offrir un haut niveau de confidentialité.
Leur personnel a signé un engagement de confidentialité et ses procédures permettent de limiter et contrôler l’accès à vos documents.
Le RGPD s’applique à vous pour les données personnelles de vos salariés, de vos clients, de vos prospects. Le processus d’archivage et de gestion de vos documents physiques doit garantir la conformité à ce règlement. Si vous vous adressez à un tiers-archiveur il pourra vous aider à gérer vos documents quotidiennement et à être en conformité avec le nouveau règlement applicable depuis mai 2018.
N'hésitez pas à contacter Archive C6, prestataire certifié NF Z40-350 pour plus d’informations autour de l’archivage physique directement via le site internet ou par téléphone au 04.74.87.37.37