Qu'est-ce qu'une société d'archivage ?
Spécialité de la gestion et de la conservation des documents
Une société d’archivage, plus communément appelé « un tiers-archiveur » est un prestataire de services dont le métier est de conserver et gérer les archives physiques ou numériques qui lui ont été confiées par ses clients.
L’organisation, la formation du personnel et les moyens mis en place par ce prestataire vont permettre de garantir la sécurité, disponibilité dans le temps et l’intégrité des documents qui lui sont confiés
Pour les archives Physiques, la certification NF 342 – « Prestations d’archivage et de gestion externalisée de documents » atteste que le prestataire auquel vous vous adressez respecte le référentiel de la norme NF Z40-350.
Pour les documents électroniques, c’est la certification NF 461- « Systèmes d'archivage électronique » qui a pour objectif de démontrer la conformité d'un système d'archivage électronique aux normes NF Z42-013 et son équivalence internationale ISO 14641-1
En externalisant vos archives vous profitez :
- D’installation conçues pour assurer la sécurité des documents .
- De moyens mutualisés ainsi que des compétences d’une équipe de spécialistes capables de s’adapter aux fluctuations de vos besoins d’archivage (augmentation ou décroissance du volume, besoins urgents d’un grand nombre de documents) .
- D’une organisation robuste garantissant que seul, les personnes que vous avez habilitées, pourront avoir accès aux différents documents archivés (traçabilité des mouvements) .
- Les conseils d’un spécialiste pouvant vous accompagner dans la mise en place des procédures nécessaires au respect de la réglementation et du RGPD.
Concrètement, une société d’archivage (ou tiers-archiveur) c’est un professionnel qui prend la responsabilité de la bonne gestion et de la conservation de vos archives durant leur cycle de vie.
Pour en savoir plus …
N'hésitez pas à contacter Archives C6 pour plus d’informations sur les prestations d’archivage physique et / ou numérique, directement via le site internet ou par téléphone au 04.74.87.37.37.