Les étapes du processus d’archivage

1- Identification des documents 

L’étape d'identification de chacune des unités d’archivages, des classeurs, des liasses, des boîtes est primordiale pour pouvoir gérer correctement les documents, il est nécessaire de pouvoir s’appuyer sur le descriptif réalisé au moment du conditionnement des documents. Ces documents doivent être rattachés au service qui les a produit et leur durée de vie doit être indiquée sur le contenant.

2- L’inventaire des documents

Lors de l’opération d’archivage, l’inventaire des unités d’archivage versées est réalisé. Cette liste permettra ensuite de gérer le fond au travers des outils de gestion.

Pour chacune des unités d’archivage, on identifie le service, le descriptif et la date de péremption.

3- Le conditionnement des unités d’archivage

Afin de protéger les archives devant être conservées sur le long terme, les classeurs, les liasses et les boîtes sont rangées dans des cartons les protégeant de la lumière, de la poussière, des regards indiscrets et facilitant leur manutention future.

4- Rangement dans un local sécurisé

Les cartons contenant les archives sont ensuite rangés dans un local spécialement conçu pour la conservation des documents. Ce local, équipé de dispositifs sécurisés et de contrôle d’accès doit garantir des conditions d’hydrométrie et de température permettant une bonne conservation tout au long de la vie des archives.

5- Communication des inventaires

L’inventaire réalisé est communiqué aux personnes habilitées du service gestionnaire du fond afin qu’elles puissent gérer et demander l’extraction de documents archivés.

6- Mise à disposition d’une unité d’archivage

Sur demande, les personnes dûment habilités peuvent demander la communication d’une unité d’archivage afin de consulter son contenu, l’utilisateur peut demander une restitution physique ou numérique en fonction de son besoin. Les unités d’archivage mise à disposition d’un utilisateur sont réintégrées dès que possible dans les locaux sécurisés afin de les rendre disponibles pour les consultations futures.

7- Élimination

A l’issus du cycle de vie des documents, les unités d’archivage périmées doivent être détruites conformément aux exigences du RGPD et des bonnes pratiques en matière de gestion des archives. Le procédé de destruction doit garantir la confidentialité eu égard aux données contenues dans les unités d’archivage à détruire.

L’émission d’un certificat d’élimination vient clôturer le cycle de vie des documents.