Comment bien gérer ses archives physiques ?

L’archivage de documents s’effectue en plusieurs étapes. 

Tout d’abord, il faut identifier les documents devant être archivés, afin de répondre aux exigences réglementaires, aux exigences métier de l’entreprise et à celles de ses clients.

Il faut ensuite un plan de classement qui définit pour chacun des documents quel est le service producteur et pendant combien de temps le document doit être conservé.

Enfin, il faut mettre en place une procédure d’archivage qui prévoit :

- Que chacun des services archive périodiquement et si possible au fil de l’eau ses documents physiques.

Lors de cette opération, les documents sont identifiés, conditionnés et inventoriés afin de garantir leur disponibilité à moyen et long terme.

- La conservation des documents dans des locaux sécurisés dans l’entreprise ou chez un prestataire certifié par la norme NF Z40-350, apte à assurer la confidentialité et la sécurité requises

- Les modalités de consultation, d’accès et de réintégration des documents archivés.

À l’issue du cycle de vie des documents, et dans le respect des règles du RGPD, les documents périmés sont détruits en utilisant un procédé de destruction garantissant la confidentialité vis-à-vis de leur contenu (données personnelles, informations sensibles, secrets de fabrication…).

En complément et pour faciliter l’utilisation des documents :

- Les documents devant être partagés ou souvent consultés pourront être numérisés afin de faciliter leur utilisation : la numérisation permettra un travail collaboratif à distance.

- Les documents électroniques issus des processus dématérialisés seront archivés à l’aide d’une solution d’archivage électronique.

N'hésitez pas à contacter Archives C6 pour plus d’informations autour de l’archivage physique directement via le site internet ou par téléphone au 04.74.87.37.37.