La dématérialisation des factures client, source d’économies

L’envoi des factures client par voie dématérialisée permet de limiter les coûts d’édition et d’envoi de vos factures.

L’utilisation d’une solution de gestion documentaire pour la dématérialisation du processus d’envoi des factures permet de suivre le processus, de vérifier que le client a bien reçu sa facture et d’être en mesure de prouver que la facture a bien été envoyée (quel document, quand, par qui et à qui).

L’envoi de vos factures dématérialisées à l’aide d’une solution de gestion documentaire contribue à la piste d’audit fiable.

Editer une facture papier génère des coûts importants :

- Papier, impressions et enveloppes (10 à 15 centimes d’euro),

- Mise sous enveloppe (10 à 15 centimes d’euro),

- Affranchissement (60 centimes à 1 euro),

- Machine d’affranchissement et service de collecte (15 centimes d’euros),

- Suivi, réception et ré expédition (60 centimes d’euros)

- Traitement et archivage

Compte-tenu des coûts d’édition, d’affranchissement et de suivi, la dématérialisation des factures client permet d’économiser entre 1,5 et 2 euros par facture émise soit 1 500 à 2 000 euros par an si vous générez 1 000 factures.

Au-delà de cet aspect économique, l’envoi des factures client dématérialisées via une solution de gestion documentaire permet d’unifier le processus d’envoi et d’utiliser un process identique pour vos clients du secteur public (utilisation de Chorus pro) et ceux du secteur privé.

Vous pouvez verser toutes vos factures au format PDF dans l’outil de gestion documentaire, qui reconnait automatiquement si l’envoi doit se faire via la plateforme Chorus pro ou via un lien sécurisé.

De plus, moyennant la mise en place d’une passerelle comptable vers votre outil de comptabilité, les montants, les clients et la nature des ventes peuvent être reconnus et versés automatiquement dans votre logiciel comptable sans ressaisie.

La suppression de la saisie des ventes dans le logiciel comptable est une source de gain de temps complémentaire.

Enfin, la solution de gestion documentaire utilisée pour le processus de traitement des factures client permet un suivi et la mise en place de relance automatique des clients n’ayant pas consulté leur facture ou ayant dépassé le terme des factures communiquées.

N’hésitez pas à vous rapprocher de nous pour une présentation de la solution Zeendoc, permettant la mise en place de l’ensemble de ses fonctionnalités sans investissement.

En tant que distributeur Zeendoc, nous proposons une solution Française, adaptée aux PME et ETI vous permettant de gagner du temps, de l’argent, de l’espace et d’avoir un meilleur impact écologique via un objectif zéro papier.