Archivage des documents

L’archivage des documents concerne les documents administratifs ainsi que les documents liés au métier de l'entreprise ( contrats, factures, notes de frais...). Les durées de conservation des documents administratifs sont définies par l'administration. La durée de conservation des documents liés au métier de l'entreprise s'inscrit dans une démarche de qualité, d'adéquation aux exigences clients et de consolidation de savoir faire de l'entreprise. La politique d'archivage doit prendre en compte les exigences légales ainsi que des exigences internes de l'entreprise.

Le processus d'archivage doit être clairement établi, les responsables de chacune des étapes ci-dessous doivent être définis :

- le conditionnement des documents et l'identification des unités d'archivage:

Les documents sont conditionnés en boîtes, en liasses, en classeurs. Chacune de ses unités d’archivage doit être identifiée par son descriptif, son service de production et sa date de péremption. 

Les unités d'archivage physique sont ensuite rangées dans des cartons les protégeant de la lumière et de la poussière.

Lors du conditionnement, il est nécessaire de réaliser l’inventaire des unités d'archivage rangées dans chacun des cartons afin de permettre la gestion et la mise à disposition d'un document.

- la conservation :

Les archives physiques doivent être conservées dans un local permettant de garantir la sécurité et la pérennité des documents à conserver. Des moyens spécifiques de détection incendie et intrusion sont nécessaires. Un contrôle des accès stricte doit être mis en place pour garantir la sécurité et la confidentialité. La température et l’hygrométrie du local utilisé doivent garantir que le support et l’encre utilisés ne seront pas altérés.

- consultation des documents :

Seules les personnes habilitées doivent avoir accès aux documents. Pour ces personnes, les conditions d’un accès aisé doivent être mises en place. Ce besoin nécessite souvent l’utilisation d’un outil de recherche permettant de retrouver le document dans le fond. À l’issue de la consultation, les documents extraits doivent impérativement être réintégrés dans leur unité d'archivage initiale afin de permettre leur utilisation future.

- la gestion de la fin de vie : 

Les archives périmés doivent être détruites conformément aux exigences du RGPD et des bonnes pratiques en matière de gestion des archives. La destruction doit être faite au fil de l'eau avec beaucoup de précautions. Le procédé utilisé doit garantir la confidentialité des données contenues dans les unités d'archivage détruites. 

La politique d’archivage, définie par la direction générale, doit être déclinée quotidiennement et sur le long terme. Le respect du processus prévu permet la constitution d’un fond documentaire solide sur lequel les collaborateurs de l'entreprise pourront s’appuyer pour défendre les intérêts de celle-ci.

N'hésitez pas à vous rapprocher d'un professionnel pour tous renseignement. Archives C6, prestataire certifié NF Z40-350 reste à votre disposition pour toute information complémentaire.