De l’archivage physique à l’archivage électronique
En 2019, suite à l’évolution des dispositions réglementaires, l’administration et les acteurs économiques étaient dans une démarche de digitalisation progressive des processus administratifs afin de gagner du temps, de libérer des espaces auparavant utilisés pour conserver des documents banaux, de pouvoir travailler à distance et de réaliser des économies de fournitures et de consommables.
Dans ce contexte, nous avons développé notre offre de numérisation et de gestion des documents électroniques afin de pouvoir accompagner nos clients dans la digitalisation de leurs processus administratifs, en leur permettant d’accéder de manière sécurisée à leurs documents les plus anciens sur support papier aussi facilement qu’à leurs documents les plus récents.
En 2020, durant le confinement, la mobilisation de nos salariés, les outils et modes opératoires mis en place, ont permis à nos clients d’avoir accès à leurs documents via notre armoire électronique sécurisée en mode SAAS.
Les utilisateurs habilités ont pu continuer à travailler même s‘ils étaient en télétravail.
L’externalisation des documents sur supports papier et l’utilisation de la solution de gestion documentaire en mode SAAS que nous proposons se sont révélées résilientes dans le contexte contraint que nous avons vécu.
En 2021, nous vous conseillons tout d’abord de porter un soin tout particulier à l’archivage des documents de l’année 2020.
Les conditions de travail des collaborateurs et collaboratrices durant le confinement n’ont souvent pas permis la réalisation des opérations d’archivage et ont peut-être conduit à égarer des documents.
En ce début d’année il serait donc prudent de vérifier que tous les dossiers sont complets car malgré les conditions difficiles dans lesquelles tout le monde a travaillé, nous ne serons pas exonérés dans 2 ans, dans 5 ans ou dans 10 ans, de fournir les documents que nous aurions dû conserver.
Une fois cette petite précaution prise, nous vous proposons de faire le point sur l’adéquation de vos processus de gestion documentaire eu égard au risque de re confinement et à la nécessité de développer le télétravail.
Nous pouvons vous accompagner et vous proposer des solutions économiques adaptées à ce nouveau contexte.
Profitons de cette crise pour mettre en place des processus de gestion documentaire moderne !