Archivage des documents de l'entreprise

L'archivage est un processus qui a pour but de garantir l'accessibilité sur le long terme des documents que l'on souhaite conserver pour répondre aux obligations légales et constituer la mémoire de l’entreprise.

Ce processus comprend le conditionnement, le classement et l’indexation des documents afin de garantir leur pérennité et leur accessibilité à long terme.

L’utilisation d’espaces sécurisés et appropriés pour la conservation des documents, permet de garantir leur sécurité et leur pérennité tout au long de leur cycle de vie.

La gestion des durées de conservation permet de se focaliser sur les documents valides (factures, notes de frais...) et de respecter la règlementation en matière de gestion des données personnelles.

Quelles différences entre l’archivage et le stockage ?

• Le stockage de documents

Stocker ses documents c’est les entreposer et ne pas mettre en œuvre de moyens spécifiques aptes à garantir leur sécurité et leur pérennité.

C’est conserver ses archives physiques sans avoir réalisé le travail d’indexation et de classement permettant de les gérer et de garantir leur disponibilité le moment venu.

• L’archivage de documents

Archiver ses documents c’est les conserver en mettant en œuvre des moyens aptes à garantir leur sécurité et leur pérennité.

C’est s’appuyer sur une organisation particulière et un processus de gestion permettant d’être sûr que les documents seront disponibles le jour où vous en aurez besoin.

En réalisant le travail d’indexation et de classement, vous décrivez les documents de façon à pouvoir retrouver le document dont vous aurez besoin le moment venu.

En gérant la durée de conservation de chacune des unités archivées vous respectez les exigences du RGPD.

La différence entre le stockage et l’archivage existe aussi bien pour les documents papiers que pour les documents électroniques.

Dans un monde où nous utilisons de plus en plus de documents électroniques, il est nécessaire que nous prenions des précautions pour assurer la pérennité, la sécurité et la disponibilité de nos documents électroniques les plus importants.

Sans un minimum de précautions, nous ne serons pas en capacité de respecter nos obligations et de constituer le capital informationnel et historique de nos organisations.

N’hésitez pas à consulter un professionnel pour savoir comment réaliser votre projet, mais surtout quel est la meilleure solution pour vos documents et pour votre utilisation. Les professionnels de chez Archive C6, prestataire certifié NF Z40-350, sauront vous accompagner dans vos différents projets.